Quando se pensa em controle e otimização de processos em uma organização – seja ela pública ou privada –, é inevitável abordarmos a adoção de um Sistema de Gestão Integrada. Mas você sabe, exatamente, o que é isso?
Um Sistema de Gestão Integrada (SGI) equivale a um Enterprise Resource Planning (ERP) – em português, Planejamento dos Recursos da Empresa – e constitui-se em uma poderosa solução cuja principal característica é reunir dados de uma organização em apenas um lugar, uma base de dados e ações automatizadas que pode determinar o êxito de uma empresa ou órgão público.
Trata-se de um software utilizado por gestores para ter uma visão panorâmica e mais assertiva da sua própria organização, otimizando recursos humanos e materiais, tudo baseado em dados reais – não em suposições.
Por isso, um Sistema de Gestão Integrada pode trazer diversos benefícios a empresas privadas, organizações públicas ou empresas contábeis, por exemplo. Confira alguns deles a seguir!
1 Padronização de processos
Toda organização visa ao crescimento e ao desenvolvimento. Porém, um crescimento desordenado pode pôr tudo a perder. Daí a importância de um Sistema de Gestão Integrada para estruturar um desenvolvimento salutar.
A utilização de um ERP direcionará os colaboradores no sentido da padronização de processos, conduzindo-os, assim, à implementação das melhores práticas no segmento de atuação.
Na prática, isso significa redução de custos e eliminação de trabalhos manuais em diversas tarefas, resultando em aumento de produtividade, já que os colaboradores poderão se focar em ações mais estratégicas, enquanto o sistema se encarregará de uma série de processos automaticamente.
2 Abolição de diversos softwares
Imagine uma corporação que utiliza diferentes programas para diversas tarefas, como contas a pagar, contas a receber, impostos, folha de pagamentos, controle de produção, controle de estoque, controle de vendas, etc.
Não é difícil concluir que não será possível a integração de todas as informações, sem contar com o custo elevado de adquirir todos os softwares e o trabalho para geri-los. Tudo isso implica em perda de tempo e dinheiro.
Com a implementação de um Sistema de Gestão Integrada, você agregará todos os processos, havendo um controle de gerenciamento do início ao fim. Não apenas os custos são reduzidos, mas melhora-se a comunicação interna da organização.
3 Diminuição de retrabalho e confiabilidade de informações
Um Sistema de Gestão Integrada promoverá a drástica redução de retrabalho, fazendo com que as informações transitem pelos vários setores da organização sem manipulação ou alteração de dados.
Com as tarefas automatizadas, os recursos humanos poderão se dedicar a tarefas mais complexas. Além disso, considerando que os dados não serão mais manipulados, a margem de erros diminuirá, aumentando, por consequência, o grau de confiabilidade.
4 Melhor gerenciamento de estoque e redução de perdas
Com um Sistema de Gestão Integrada, é possível melhorar a gestão de compras e de estoque, reduzindo, dessa forma, os gastos de uma corporação. Um software eficiente proporciona ao gestor grande controle sobre entradas e saídas de produtos, proporcionando um gerenciamento muito mais simples e eficaz.
Havendo uma visão clara, a redução de custos e perdas se revelará em todas as etapas de um projeto, seja em planejamento, execução, cadeia produtiva ou logística. Assim, todas as operações que não agreguem valor a um produto final serão removidas do processo.
5 Automatização de processos burocráticos
Em qualquer organização, é inevitável que haja processos burocráticos. No entanto, com um Sistema de Gestão Integrada é possível automatizar essas rotinas.
Geração de notas fiscais (para empresas privadas) ou cálculo de impostos (para órgãos públicos e empresas contábeis), por exemplo, são algumas operações das quais pode se encarregar um ERP, reduzindo o tempo de execução de tarefas e liberando colaboradores para tarefas mais estratégicas.
Some-se a isso a segurança e a exatidão das informações, já que não passam pelo trato manual, e teremos mais produtividade e eficiência para a organização.
6 Aumento de produtividade
O já citado aumento de produtividade pode ser visto como resultado de outros fatores, tais como a padronização de processos ou a diminuição de retrabalho, dentre outros.
O fato é que a automação promovida por um bom Sistema de Gestão Integrada agiliza processos, economiza tempo e otimiza os esforços das equipes, que podem se orientar mais a planejamento, análises de desempenho e vendas, por exemplo.
Tudo isso faz com que a organização não apenas garanta sua eficiência e sobrevivência, mas possa ter um crescimento ordenado e sustentável.
7 Utilização de dashboards como apoio à gestão
Diversas dúvidas e problemas podem surgir na gestão de uma organização. Nesse cenário, a utilização de dashboards em um Sistema de Gestão Integrada oferece apoio em cada tarefa a ser realizada.
Trata-se de um painel de controle para visualizar o que é executado em cada setor, oferecendo uma visão muito mais clara da corporação e auxiliando na simplificação de controle de vários processos.
Ferramentas poderosas como o BI (Business Intelligence) fornecem gráficos que mostram o desempenho das tarefas, de modo que erros no processo podem ser sanados em tempo real.
8 Segurança total para dados e informações
Em tempos de ataques virtuais, além de diversos outros imprevistos, é primordial ter segurança quanto às informações da sua organização. Nesse sentido, um bom Sistema de Gestão Integrada garante a manutenção segura de dados.
Um serviço de Cloud Backup e Monitoramento em Nuvem oferecido pelo SGI garantirá que dados e informações da sua organização sejam guardados de modo totalmente seguro.
Se o monitoramento e a análise técnica forem feitos por especialistas na área, isso resultará, além da segurança, em performance e eficiência para sua organização.
9 Monitoramento de resultados
Dispondo de um Sistema de Gestão Integrada, o gestor e suas equipes estratégicas poderão acompanhar de perto os resultados da organização.
Dessa forma, é possível fazer alterações com vistas ao atingimento de metas, avaliar o desempenho dos colaboradores, a qualidade dos serviços prestados e a satisfação dos clientes.
Entram em cena aplicativos de suporte à tomada de decisão que, munidos de gráficos e relatórios concisos, oferecem ao gestor o apoio essencial para uma boa administração e um controle total.
10 Fortalecimento da marca
Além dos benefícios já mencionados – que são alguns dentre os promovidos por um Sistema de Gestão Integrada –, a organização aumentará seu grau de competitividade com maiores índices de satisfação dos clientes.
Isso contribuirá para o fortalecimento da marca junto ao seu mercado de atuação, no caso de empresa privada; ou para a consolidação de um gestor junto aos munícipes, no caso de uma prefeitura, por exemplo.
Como escolher um Sistema de Gestão Integrada
Agora que você conheceu alguns dos principais benefícios de um SGI, vamos falar um pouco sobre que aspectos levar em conta na hora de escolher um.
Existem diferentes tipos de ERP e você precisa ter em mente que está elegendo o sistema mais adequado para a realidade da sua organização, seja de qualquer segmento ou porte.
Então, procure levar em conta os aspectos que veremos na sequência.
Analise custo-benefício
É muito importante escolher um ERP que atenda as demandas da sua atividade, pois, dessa forma, você não terá funcionalidades que não utilizará.
Por isso, pesquise se o sistema que você pretende adquirir atende a organizações semelhantes à sua, sempre lembrando que um bom custo-benefício não é simplesmente escolher o sistema com o menor preço.
O primordial é observar a qualidade do melhor sistema de gestão para o seu caso, pelo valor mais justo.
Conheça as funcionalidades
As funções de um Sistema de Gestão Integrada podem variar muito. Por isso, não é um ERP qualquer que será bom para a sua organização.
O mais adequado é investir em um sistema que ofereça as funcionalidades de que você necessita e que possa acompanhar o crescimento e evolução de sua organização.
Assim você tem a certeza de que a solução é especializada na sua área de atuação.
Verifique a qualidade do atendimento
Depois de adquirir um software de gestão, pode ser necessário realizar ajustes, dirimir dúvidas ou mesmo ter orientações para o melhor uso da solução.
Para isso, você terá de contar com suporte e atendimento da empresa que forneceu o ERP, daí a importância de testar a qualidade dos serviços.
A dica aqui é entrar em contato com diferentes fornecedores para sentir como é o atendimento da empresa, além de consultar clientes já atendidos por ela.
Diferencial para o sucesso
Um Sistema de Gestão Integrada pode ser o que falta para que a sua organização cresça e se desenvolva, destacando-se em meio às outras. Nesse contexto, a System Sistemas de Gestão é referência nacional, com um portfólio completo para Empresas Privadas, Empresas Contábeis e Órgãos Públicos.
Com sistemas de última geração, aliados às melhores técnicas de gestão e suporte de alto nível, a System otimiza resultados e impulsiona a gestão de seus clientes rumo ao sucesso, aumentando a produtividade com soluções de gestão inovadoras e fáceis de usar.
Não espere mais: contrate já um Sistema de Gestão Integrada e garanta o futuro da sua organização.
