Um Estoque Integrado Permanente pode representar a sobrevivência de uma instituição, pois, nas mais diversas organizações – de empresas privadas a órgãos públicos – a boa gestão de insumos e produtos figura entre os fatores mais importantes para uma administração de sucesso.
Entretanto, antes de abordarmos a metodologia do Estoque Integrado Permanente, é preciso tratar da importância da gestão de estoque, bem como da diferença entre estoque físico e estoque contábil. Por isso, se você precisa entender mais do assunto e resolver esse tipo de questão, acompanhe este conteúdo até o fim.
A importância da Gestão de Estoque
A gestão de estoque – também denominada controle de estoque – é o processo de garantir que a quantidade certa de mercadorias esteja disponível em uma organização. Tal prática garante que a organização possa atender à demanda dos clientes da maneira mais eficiente possível.
Uma gestão de estoque bem-sucedida envolve dados de compras, novos pedidos, expedição, armazenamento, recebimento, satisfação do cliente, prevenção de perdas, dentre outros elementos.
Quando bem feita, maximiza lucros, no caso de uma empresa, ou utilização de recursos, no caso de uma organização pública. Já quando mal feita, pode trazer prejuízos ou mesmo graves consequências.
Em resumo, quando um gestor tem as informações bem claras diante de si – o que é possível por meio do Estoque Integrado Permanente – fica mais fácil tomar decisões fundamentais para a saúde da sua organização.
Divergência entre Estoque Físico e Estoque Contábil
Como veremos melhor mais adiante, um Estoque Integrado Permanente pode otimizar a correspondência entre estoque físico e estoque contábil. Divergências entre os dois podem ser ocasionadas por problemas de controle interno, a exemplo dos citados a seguir:
• Falta ou falha de registro das entradas e saídas de produtos;
• Equívocos nos lançamentos;
• Baixa incorreta de produtos.
Porém, há causas de divergências que não dizem respeito às operações habituais de uma organização, tais como as seguintes:
• Furtos;
• Perdas;
• Desastres naturais.
Neste ponto, é preciso enfatizar que tais divergências entre estoque físico e estoque contábil devem ser apuradas e regularizadas, caso contrário poderão gerar sérios problemas à organização, podendo ser enquadrada pelo Fisco por omissão de receita, sendo que o respectivo valor ficará sujeito a incidência de impostos e outros encargos.
Então, como evitar esses problemas? É o que veremos na sequência.
Como resolver o problema das divergências
O primeiro passo para resolver diferenças entre estoque físico e contábil, e tratarmos de Estoque Integrado Permanente, é a realização de um inventário físico de estoque, também chamado de balanço.
Um inventário físico nada mais é do que a classificação, identificação e contabilização dos produtos que estão armazenados em seu estoque, entendendo-o detalhadamente. Basicamente, há dois modelos de inventário, como veremos agora.
Inventário Rotativo
O inventário rotativo requer a contagem conforme uma frequência predeterminada, que pode ser diária, semanal, quinzenal, mensal, ou como for mais interessante para a organização. O objetivo é obter dados precisos para a organização suprir suas necessidades e gerir seus recursos.
Inventário Periódico
O inventário periódico é realizado no fim de um período determinado. O objetivo é atualizar as informações, resolver os problemas existentes e gerar demonstrativos financeiros.
Seja por um ou por outro modelo, realizar um inventário é essencial para empresas e órgãos públicos, já que, por meio dele, será possível o controle de tudo que é armazenado, viabilizando e facilitando os processos logísticos da organização.
Estoque Integrado Permanente
Agora que já falamos sobre a importância da gestão de estoque e sua relevância para qualquer organização que busque excelência em gestão, bem como já tratamos sobre as divergências entre estoque físico e contábil, podemos apresentar o conceito de Estoque Integrado Permanente.
Estoque Integrado Permanente é uma metodologia que consiste em refletir, em tempo real, na contabilidade, o valor de estoque constante no sistema de controle de estoque, equalizando estoque físico e estoque contábil. A boa notícia é que existem softwares para implementá-la.
Um sistema ERP de Estoque Integrado Permanente permite a análise de indicadores econômico-financeiros que envolvam o valor de estoque, como, por exemplo:
• Liquidez geral;
• Liquidez corrente;
• Prazo médio de renovação dos estoques mensais.
Assim, é possível notar uma evolução mais precisa dos indicadores, sem a necessidade de esperar a finalização do mês e a realização dos lançamentos contábeis do estoque para efetuar a sua apuração desejada e necessária a uma gestão eficaz dos recursos.
Tecnicamente, o Estoque Integrado Permanente consiste em realizar o lançamento contábil das compras diretamente na conta de estoque, e realizando os lançamentos contábeis dos créditos de impostos sobre a compra também com a contrapartida sendo a conta de estoque.
Demais custos sobre a compra, como frete, também devem ser lançados desta forma. Ao realizar uma operação de venda, ou alguma outra saída de produto que seja parametrizada desta maneira, o sistema realiza o lançamento contábil do valor do custo médio do produto no momento da emissão da nota fiscal, já realizando a baixa proporcional do custo para as contas de resultado.
A metodologia de Estoque Integrado Permanente pode ser aplicada, por exemplo, em empresas que trabalham com produção própria ou terceirizada, trabalhando com contas contábeis de estoques de matéria-prima, estoques de embalagens, estoques de produtos intermediários e estoques de produtos acabados, dentre outros.
Seguindo a mesma ideia de venda, porém aplicável à produção, quando for realizada a produção de um determinado produto, serão feitos os lançamentos contábeis de transferência do estoque de matéria-prima e para estoque de produtos intermediários, e na produção do produto final, transferindo o custo de estoque de produtos intermediários e estoque de embalagens para estoques de produto acabado.
Dessa forma, tanto o valor do estoque quanto o resultado contábil podem ser avaliados em tempo real, sendo esta uma das grandes vantagens da metodologia.
Tornando tudo mais prático
Para que funcione corretamente, a metodologia de Estoque Integrado Permanente exige maior organização dos processos de uma corporação, pois os documentos de entrada devem ser lançados no momento adequado, a fim de que não ocorram diferenças nos cálculos de custo médio que o sistema realizará. Também devem ser evitadas movimentações de saída de forma retroativa, para evitar reflexos indesejados.
Dessa forma, trabalhar e buscar aperfeiçoar o Estoque Integrado Permanente é uma forma de forçar a melhoria dos processos de controle interno da organização, seja ela empresa privada ou órgão público, sempre buscando evoluir na apuração de resultados e seus reflexos. Nesse contexto, um sistema de gestão, desde que bem utilizado, automatizará muitas operações.
Portanto, agora que você sabe que pode lançar mão de um sistema para ajudar nesse importante processo, não deixe de implementá-lo para melhoria da sua organização. Conheça as soluções da System Sistemas de Gestão, uma empresa com mais de 30 anos de know-how no desenvolvimento de software, com soluções inovadoras e fáceis de usar.
