Realizar compras é um processo básico e inevitável para que uma organização – empresa privada ou órgão público – tenha os insumos ou materiais necessários às suas atividades diárias. E certamente uma gestão de compras eficiente impacta de forma positiva nos resultados dessas organizações. Logo, setores como compras, estoque e vendas devem ser estratégicos para redução de custos e otimização desses resultados.
Nesse contexto, engana-se quem pensa que somente grandes organizações – que realizam a compra de imensas quantidades de insumos ou produtos – devem fazer uma gestão de compras eficiente. Se para elas é uma questão de organização e lucratividade, para pequenas e médias organizações, de qualquer segmento, trata-se de uma questão de sobrevivência.
Neste texto veremos o que é gestão de compras eficiente e 5 pontos indispensáveis para realizá-la. Então, se você precisa deste conteúdo, acompanhe-o até o fim. Vamos lá?
O que é gestão de compras?
Gestão de compras nada mais é do que o planejamento e a organização de todo o processo de compras em uma corporação, seja ela de natureza pública ou privada. Por meio desse processo, todo o ciclo de insumos ou suprimentos é administrado, tendo em vista a integração de setores de produção, manutenção e logística.
Em outras palavras, é o controle da quantidade de materiais ou insumos a serem comprados para cada etapa, visando sempre à melhor relação entre preço, prazo e qualidade, obtendo, por consequência, economia e organização.
Os benefícios da gestão de compras
A gestão de compras eficiente é capaz de proporcionar diversos benefícios a uma organização, dentre os quais podemos mencionar:
• Organização de processos;
• Ajuste de finanças;
• Redução de riscos;
• Redução de custos;
• Lucratividade;
• Previsibilidade;
• Negociação otimizada com fornecedores.
Para contar com tais benefícios, é necessário que a gestão de compras constitua uma tríade com os setores de vendas e estoque, considerando, quando for o caso, a necessidade das saídas e a quantidade de insumos ou produtos estocados.
Integrar as informações e padronizar as ações dessas três áreas da sua organização, chegando a um alinhamento estratégico entre elas, vai não apenas melhorar seus resultados, mas proporcionar condições para uma análise mais clara de todo o processo.
Vejamos a seguir 5 pontos indispensáveis para chegar lá.
1 Inicie com o planejamento
Planejamento é o começo de todo projeto bem estruturado. E para uma gestão de compras eficiente não seria diferente. Por meio do planejamento você reduz as chances de ser pego de surpresa, prevendo demandas e se precavendo contra eventuais imprevistos, tornando possível, assim, oferecer soluções rápidas e alinhadas aos objetivos da sua organização.
Uma estratégia interessante é realizar um planejamento anual baseando-se nos dados do ano anterior. Nesse sentido, é de suma importância verificar e traçar previsões de economia para o ano seguinte, de modo que você possa, dessa maneira, otimizar os resultados.
Por isso, trace metas e objetivos realistas, baseando-se nos dados da sua organização e focando no que é essencial para manutenção e crescimento. E se você quer se aprofundar mais neste primeiro ponto, temos um texto inteiro sobre a importância do planejamento de compras para sua organização.
2 Controle estoque e faça cotação de preços
Em qualquer cenário – especialmente em épocas difíceis – a cotação de preços é essencial para se realizar bons negócios e atingir uma gestão de compras eficiente. Não menos importante é ter um controle rígido dos itens em estoque, tendo em vista os materiais ou insumos essenciais para o bom desempenho da sua organização.
Por isso, sempre é oportuno lembrar que estoque é dinheiro, ou seja, mercadorias ou insumos parados são dinheiro parado. Então é bom definir um número mínimo e um número máximo para cada item do seu estoque. Não pode haver tão pouco material a ponto de faltar, nem tanto a ponto de desperdiçar. Equilíbrio é o ponto-chave aqui.
Algumas organizações, inclusive, instituem a redução drástica ou mesmo a inexistência de estoque, mas isso já é assunto para o nosso texto sobre a metodologia Just in Time.
Quanto à cotação de preços, é interessante fazê-la com, no mínimo, três fornecedores. Entretanto, cabe lembrar que preço não é o único critério a se considerar. Fixar-se somente no preço, desconsiderando qualidade e prazo, poderá trazer prejuízos à sua organização.
Por esta breve exposição do segundo ponto, é possível deduzir que estoque e compras são dois setores que devem estar bem alinhados, trabalhando conjuntamente para oferecer o máximo de materiais ou produtos com o mínimo de estoque possível.
3 Torne seus fornecedores parceiros estratégicos
Ter um controle e manter um bom relacionamento com os fornecedores é outro ponto primordial para uma gestão de compras eficiente. A gestão de fornecedores consiste em manter uma base corretamente cadastrada e reconhecida pela qualidade, o que poderá trazer vantagem competitiva e negociações mais vantajosas.
A ideia é constituir uma parceria estratégica com seus fornecedores, o que nos remete ao planejamento mencionado no primeiro ponto. Com a definição das necessidades poderá se dar também a definição dos bons fornecedores, escolhendo-os criteriosamente, sempre de olho no trio mencionado no ponto anterior: preço, prazo e qualidade.
Além disso, a confiança no fornecedor também conta. Um fornecedor parceiro poderá, por exemplo, entregar determinada mercadoria em um prazo menor do que o habitual, se a sua organização tiver essa necessidade. Isso sem descuidar da qualidade e mantendo um preço aceitável. E não se trata de amizade, mas de confiança no cumprimento do que foi combinado.
4 Controle rigorosamente as saídas de itens
Controlar as vendas realizadas em uma empresa ou a saída de materiais em uma instituição pública – mantendo os dados atualizados – também é indispensável para a gestão de compras eficiente. Dessa maneira são identificados os produtos ou materiais de maior circulação, bem como, em determinado período de tempo, quais itens têm mais saída.
Assim, o setor de compras pode analisar outros aspectos, como o total de compras mensais e o valor médio investido por produto ou por fornecedor, bem como o fornecedor mais qualificado para cada caso. Com base nessas informações, é possível fazer a previsão de saída de produtos e projetar a quantidade futura necessária.
Tendo por base tais informações – com dados precisos e constantemente atualizados –, pode-se realizar compras institucionais de maneira mais inteligente e eficaz, levando em conta o orçamento mensal e as melhores opções para aplicá-lo.
5 Analise os resultados e faça ajustes
Por mais que o seu planejamento tenha sido impecável, ele não fará muito sentido se, ao final do período estabelecido, você não realizar uma análise dos resultados voltada à gestão de compras eficiente. É preciso observar se as metas foram alcançadas e por que outras não foram ou obtiveram resultados insatisfatórios.
Isso será fundamental para que você se prepare e aperfeiçoe o seu próximo planejamento para o período, no caso aqui, anual. Assim você poderá repetir boas práticas, aperfeiçoando-as, e corrigir as falhas detectadas em outras – ou mesmo eliminar algumas –, de modo a melhorar seus resultados.
Viabilize e simplifique com um Sistema de Gestão de Compras
Como vimos ao longo do texto, para uma gestão de compras eficiente é necessário estabelecer vários processos e controlar uma série de dados. Também é altamente recomendado que haja, mais do que alinhamento, integração entre diferentes áreas da instituição.
É o caso de setores como compras, estoque e vendas em uma empresa, por exemplo. E se quiser entender mais sobre a importância da integração entre setores, com o uso de uma solução tecnológica, confira o texto 10 Benefícios de um Sistema de Gestão Integrada.
Porém, o que é complexo pode ser viabilizado e simplificado com um Sistema de Gestão de Compras, um software que possibilita automatizar o processo e o ciclo de compra nas organizações. Nele são usuais recursos para gestão de segurança e risco, orçamento e comparação de preços, controle de qualidade, requisição de pedidos, controle de estoque, gestão de ativos, dentre outros.
Em um mundo cada vez mais digital, considerando um cenário sempre mais exigente, a automatização desses processos passa a ser uma questão decisiva para as organizações que visam ao desenvolvimento. Além disso, tais soluções não só simplificam as tarefas cotidianas, mas garantem também segurança das informações.
Por isso, esqueça as planilhas e foque em ações mais estratégicas, pois, além da automação, um bom Sistema de Gestão de Compras mantém todas as informações do processo – da entrada de materiais no estoque ao momento da vendas ou utilização – em uma única base.
Conclusão e uma dica extra
Neste momento, depois de ter lido sobre a gestão de compras eficiente e 5 de seus pontos indispensáveis, certamente você se deu conta da importância de contar com a tecnologia em uma organização que lida diariamente com o processo de gestão de compras.
Portanto, é bom considerar seriamente a adoção de um Sistema de Gestão de Compras que realmente satisfaça as suas necessidades, de modo a estruturar um crescimento ordenado e constante, para além da sobrevivência da sua organização.
E aqui vai a dica extra. Conheça as soluções da System Sistemas de Gestão, uma empresa de desenvolvimento de software com portfólio completo para empresas privadas, empresas contábeis e órgãos públicos, totalmente dedicada ao sucesso dos clientes.
