Para além do controle da jornada de trabalho, uma Gestão de Ponto efetiva contribui para uma administração mais estratégica, segura e transparente de sua organização, seja ela empresa privada ou órgão público. Por isso, se você tem dúvidas sobre os benefícios dela para sua organização, bem como sobre aspectos legais básicos dessa questão, acompanhe este texto até o fim.
O que é Gestão de Ponto?
Gestão de Ponto diz respeito a todo o processo relativo a controle da jornada de trabalho dos colaboradores, seja em uma empresa ou instituição pública. Realizado de forma correta, o controle de ponto dos trabalhadores é essencial para que a organização mantenha seus procedimentos dentro da lei, evitando uma série de incômodos, tais como processos, multas e outras situações indesejadas.
Desde registrar o ponto, contabilizar horas trabalhadas, folgas, faltas abonadas e injustificadas – passando por eventuais horas extras ou banco de horas –, até o fechamento da folha de pagamento, tudo isso compõe o processo de Gestão de Ponto, podendo se tornar tarefa complexa para o profissional de Recursos Humanos (RH).
Sendo assim, passa a ser altamente recomendada a utilização de sistemas automatizados para que os profissionais de RH possam realizar seu trabalho com segurança, clareza e precisão – além da praticidade. Mas, antes de abordarmos os principais benefícios de uma Gestão de Ponto bem-sucedida, vale lembrar as formas pelas quais é possível registrar o ponto dos colaboradores. Vamos lá?
Maneiras de registro de ponto
Autorizado pela Lei n° 7.855, de 1989, o registro de ponto de cada colaborador é preceito básico e inicial para uma boa Gestão de Ponto. Nesse sentido, é importante frisar que para empresas com mais de 10 funcionários o registro de ponto é obrigatório. Para realizar tal registro, existem diferentes maneiras. E vamos tratar, brevemente, sobre cada uma delas a seguir.
Controle de ponto manual
Trata-se da primeira forma de controle de ponto utilizada no mercado de trabalho, feita por meio dos famosos livros de ponto. Ainda existe, porém não é recomendada mesmo em caso de poucos colaboradores, já que implica em altas chances de erros e falta de segurança de dados.
Já em uma organização com dezenas ou centenas de colaboradores isso se torna impraticável. Além disso, imagine a margem para problemas jurídicos que isso representaria. Felizmente, com a ajuda da tecnologia isso não é mais necessário.
Controle de ponto mecânico
É simplesmente o tradicional relógio de ponto em que os colaboradores batem ponto com folhas de papel colocadas no equipamento e marcadas com o registro dos horários.
Representou o passo seguinte em relação ao controle manual. Esse método, porém, ainda é ineficaz quando se trata de proporcionar segurança jurídica adequada a empregadores e funcionários.
Controle por relógio de ponto eletrônico
O controle de ponto eletrônico – que funciona com o uso de crachá ou identificação biométrica – foi desenvolvido com a intenção de eliminar risco de fraudes e outras limitações dos métodos anteriores. O equipamento gera um comprovante para que o colaborador também tenha provas de seus horários de entrada e saída.
Regulamentado pela Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o Registrador Eletrônico de Ponto (REP) traz uma série de exigências para evitar fraudes, o que salvaguarda tanto empregador quanto funcionários.
Controle de ponto digital
Para tornar tudo mais prático, automático e integrado, a evolução do ponto eletrônico é representada pelo ponto digital, regulamentado pela Portaria 373 do MTE, tornando as soluções alternativas de registro de ponto autorizadas por lei.
O sistema de ponto digital funciona como o já mencionado ponto eletrônico, porém com dados armazenados em nuvem e instalado em um dispositivo móvel (aplicativo de ponto para celular ou tablet).
Promovendo redução de custos e otimizando o trabalho do profissional de RH, a Gestão de Ponto digital é a tecnologia mais avançada, segura e prática tanto para registro quanto para acompanhamento da jornada de trabalho, incluindo aí colaboradores em regime de home office.
Principais benefícios do controle digital
Uma Gestão de Ponto bem realizada pode evitar que a corporação enfrente problemas judiciais, além de beneficiar, como já mencionamos, tanto a organização – notadamente seu departamento de RH – quanto seus colaboradores. Por isso, não deixe de conferir, na sequência, os principais benefícios proporcionados por um controle de ponto digital.
Menor risco de fraudes e problemas jurídicos
O controle de ponto digital baseia-se em características únicas de cada colaborador – digitais ou identificação facial – para evitar qualquer tentativa de fraude. Além disso, não permite adulterações nos registros realizados.
Marcações erradas podem ser corrigidas, mas não sem serem avaliadas por um gestor de RH, tudo devidamente documentado para a segurança de empregador e funcionário.
Esse grau de rigor e exatidão minimiza as chances de fraudes ou imprecisões e, consequentemente, eventuais processos judiciais.
Mais transparência, mobilidade e segurança
Um controle de ponto digital mantém os registros virtualmente para sempre e, pelo seu grau de exatidão, promove uma relação de transparência entre empregadores e empregados, contribuindo muito para um ambiente de trabalho mais propenso ao sucesso.
Mas não é só isso. Se a sua organização possui equipes externas ou colaboradores em trabalho remoto, o ponto mobile representa um grande benefício. Além do mais, os aplicativos permitem que as marcações sejam feitas mesmo sem acesso à internet.
Uma gestão do ponto eficaz também possibilita ao gestor o controle da jornada de trabalho de seus funcionários e torna bem mais simples a realização de cálculos de férias, repouso e almoço, por exemplo. Considerando que boa parte dos acidentes de trabalho se dá por excesso de horas trabalhadas, o controle da jornada pelo gestor ajuda, inclusive, a evitar acidentes.
Armazenamento de dados em nuvem
Como vimos, meios antigos de controle de ponto dependiam do uso de papel, o que, mesmo com rigorosa organização, pode se perder ou gerar muito trabalho na hora de conferir cada marcação para os cálculos de pagamento.
Nesse sentido, mesmo dados armazenados em computadores estão sujeitos a desordem e perda de informação preciosa, devido a acidentes, defeitos de equipamento ou mesmo sequestro de informações.
Por isso, a solução da Gestão de Ponto digital – com armazenamento de dados em nuvem – representa um grande benefício. Informações salvas assim estão seguras e podem ser facilmente acessadas por quem estiver autorizado, mesmo fora do local físico da organização.
Integração com outros softwares
O controle de ponto digital também permite integração com outros softwares. Do salário-base de cada colaborador até o valor final, muitas variáveis precisam ser consideradas, o que demanda bastante tempo e atenção.
O mais adequado é ter um sistema tecnológico que faça a integração com o registro de ponto e que tenha todas as funcionalidades necessárias. Dessa forma, a sua organização não precisa utilizar diversos softwares e centralizará todo o processo em um único sistema, tornando tudo mais prático.
Automatizar todo esse processo por meio de uma Gestão de Ponto tecnológica representa ganho de tempo e libera os profissionais de RH para atuarem de forma mais estratégica.
Redução de custos
Com a adoção de um controle de ponto digital, sua organização deixa de gastar com materiais para o funcionamento de sistemas menos eficientes e pouco seguros de marcação de ponto e sua manutenção. Além disso, diminuem-se as chances de erros de cálculo e respectivos pagamentos.
Sem considerar os já citados problemas jurídicos, gerando processos trabalhistas que podem fazer uma organização amargar gastos desnecessários.
Livre-se dos problemas e torne tudo mais prático
Tendo conhecido as diferentes formas de controle de ponto – sobretudo os benefícios da Gestão de Ponto mais tecnológica –, não é difícil concluir que o controle de ponto digital representa minimização dos problemas e maximização da produtividade dos profissionais de RH, garantindo o bom funcionamento da organização como um todo.
Portanto, livre-se dos riscos envolvidos nesse processo e contrate um bom serviço de Gestão de Ponto. Otimize a Gestão de Ponto em sua organização. Conheça a solução da System Sistemas de Gestão, uma empresa de com mais de 30 anos de know-how e referência no mercado nacional de pesquisa e desenvolvimento de software de gestão.
