O que é ERP?

O ERP, ou Enterprise Resource Planning é um sistema de gestão de fácil acesso, integrado e confiável aos dados da empresa. Através dele é possível realizar diagnósticos aprofundados sobre medidas necessárias para reduzir custos e aumentar a produtividade. Apesar de não ser conhecida por alguns gestores ela é de suma importância, porque a integração proporcionada aumenta a eficácia e facilita a comunicação entre setores, além de favorecer a análise de dados e processos. Esse sistema tem como objetivo auxiliar o gestor da empresa a melhorar processos internos e integrar todos os setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos, gerando uma base de informações centralizada com insights valiosos que facilitam a tomada de decisões

Como o ERP surgiu?

A história do ERP iniciou há mais de 100 anos atrás, quando o engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu um modelo denominado de EOQ (Economic Order Quantity – Quantidade de Pedido Econômico em tradução livre) para programar a produção, esse modelo foi utilizado durante décadas até que a Black & Decker considerou outra solução para planejar as necessidades de materiais. Esse sistema foi denominado de MRP (Material Requirements Planning – Planejamento de Requisitos de Materiais em tradução livre), utilizando de alguns recursos do EOQ essa ferramenta foi muito utilizada até o surgimento de uma nova metodologia em 1983 chamada de MRP II (Manufacturing Resource Planning), no desenvolvimento desta nova ferramenta foram utilizados diferentes módulos e componentes da arquitetura de software para integrar áreas relacionadas a compras e gerenciamento de contratos com o objetivo de melhorar a produção e reduzir desperdícios. Entre as décadas de 1970 e 1980 a tecnologia seguiu evoluindo e o MRP II também, passando a incorporar os setores de finanças, RH e vendas e assim, em 1990 sendo denominado ERP.

Como o ERP atua em uma empresa?

O principal objetivo do ERP é ajudar o gestor a administrar as contas a pagar e receber, monitorar vendas e acompanhar os pedidos de compras. A ferramenta também contribui para a gestão de pessoas, através de informações sobre a produtividade da equipe, sendo assim o ERP facilita o gerenciamento das informações de diversos setores da organização. Muitas empresas utilizam de softwares diferentes, o que pode acabar gerando erros nas informações que comprometerão a capacidade produtiva, com um sistema único e totalmente integrado entre setores a eficiência aumenta dando rapidez aos procedimentos. Com este nível de organização e integração menos impasses são gerados entre equipe, fornecedores e clientes. O ERP é um sistema capaz de abranger todos os setores da empresa, auxiliando os departamentos de RH e finanças, marketing, vendas e os demais. Além disso outras funcionalidades são oferecidas:

Processos operacionais simplificados
União de inteligência e qualidade para informações
Controle de estoque e custos
Gestão de dados integrada
Controle de prazos
Aumento de produtividade

Qual a relação entre o sistema ERP e a segurança de dados?

Um bom software de gestão é essencial para o crescimento de uma empresa. Além de contribuir com atividades operacionais, ele fornece bases à segurança das informações – aspecto básico para manter um bom relacionamento com clientes, conquistar competitividade e evitar prejuízos. Esse assunto é tão relevante que gastos com inteligência artificial e machine learning ultrapassam a casa dos milhões de dólares. Atualmente sistemas de ERP trabalham com nuvem, esse ambiente online é mais seguro, evitando possíveis imprevistos relacionados à segurança, existem algumas ferramentas utilizadas para manter essa segurança:

Criptografia – De pouco uso porém utilizada como método extra, a ideia é tornar inacessível o acesso a informações por pessoas não autorizadas através de protocolos de codificação que embaralham informações tornando sua visualização impossível.
Firewalls – Seu foco é o monitoramento do tráfego entre bancos de dados do ERP e os setores que o utilizam, com essa fiscalização do fluxo de informações ataques maliciosos são identificados e automaticamente bloqueados.

Controle do acesso de dados – Um método de acesso restrito das informações onde a visualização de dados é feita somente por colaboradores e gestores credenciados, através desse controle é possível saber quem e quando, reduzindo o risco de invasões.

Quais os principais módulos do ERP?

Um sistema ERP completo apresenta diversos módulos que podem fazer parte do modelo padrão ou indexado conforme as necessidades da companhia, dentre os principais:

faturamento
compras
financeiro
estoque
fiscal
RH
produção
gerenciamento de projetos

Quais as opções disponíveis para a contratação de um sistema?

Existem diversas alternativas, porém o mais comum é a existência de um plano básico equipado com recursos essenciais para a gestão da sua empresa e outros adicionais complementares. Com o passar do tempo e o surgimento de novas necessidades é possível adicionar novas funcionalidades.

Como a solução comporta diversos portes de empresa?

É comum que empresários cometam o erro de atribuir a necessidade de um ERP apenas a empresas de grande porte, pois até pequenos negócios podem optar por esse sistema. Veja a seguir como um sistema de gestão pode colaborar com cada porte de empresa:

Pequenas Empresas – Neste caso o ERP acompanha a expansão da empresa a partir de uma plano básico, porém com todos os recursos necessários para esta etapa inicial. Pagando apenas pelo o que irá utilizar evita-se o gasto desnecessário, além disso é possível ter controle sobre informações de diversas áreas como financeiro, estoque e comercial, obtendo uma melhor eficiência e inteligência, isso ocorre através de recursos tecnológicos, evitando o uso de planilhas e demais documentos desnecessários.

Médias Empresas – Nesta fase as empresas podem se tornar ainda mais inteligentes utilizando o ERP, isso acontece pela automação com inteligência artificial e análises preditivas, desse modo colaboradores conseguem atuar de forma mais estratégica. Ao mesmo tempo é possível obter insights que geram melhorias para usuários internos e externos e com o tempo melhorias e inovações são implementadas, melhorando ainda mais a compliance entre financeiro, compras, RH e mais.

Grandes Empresas – Neste caso são acrescidas ferramentas de inteligência artificial e machine learning para identificar oportunidades e implantar melhorias. A partir disso novos recursos são adotados:

Deep Learning: é um método que “treina” computadores para realizarem tarefas como se fossem seres humanos, tudo através da inteligência artificial.
Smart Data Discovery: entendimento de todos os dados para gerar relatórios automáticos.
Análise preditiva: analisa a probabilidade de um evento ocorrer a partir de diferentes variáveis analisadas por um algoritmo.
Aprendizado supervisionado: prevê a possibilidade de decorrer determinado acontecimento futuro com base em um histórico de dados.
Aprendizado não supervisionado: identifica características semelhantes de um grupo, como clientes, por exemplo.

Aprendizado por reforço: tentativa e erro para definir qual método é melhor, o dispositivo interage com o ambiente e oferece um feedback, com o objetivo de potencializar resultados.

É possível personalizar a ferramenta?

A personalização de um ERP é totalmente possível, ao contrário do que muitos pensam. Alguns sistemas de gestão possuem características diferenciadas com conteúdos que utilizam até dialetos/sotaques de determinados locais, tornando a experiência do usuário ainda melhor. A escolha de módulos possibilitam que o gestor busque funcionalidades que se adequem ao modelo do seu negócio, isso possibilita flexibilidade e adequação às demandas organizacionais da empresa. É importante lembrar que embora o plano básico atende algumas necessidades, optar por adicionar mais funcionalidades torna a organização ainda mais segmentada para que cada setor siga evoluindo.

Quais são as vantagens do sistema ERP?

Agora que você já conhece como o ERP surgiu, principais módulos, como ele atua e principalmente o que ele é, vamos apresentar suas principais vantagens, que não se restringem apenas a organização empresarial. Veja a seguir:

Automação – O sistema ERP é capaz de reduzir o tempo na execução de tarefas repetitivas e burocráticas. Ele é capaz de automatizar atividades e facilita a padronização de processos, tornando essas tarefas mais ágeis e contribuindo na produtividade da sua equipe, tornando possível que designem tempo para atividades mais importantes.
Redução de custos – Um dos principais papéis do ERP é integrar informações de diferentes setores do negócio, centralizando tudo em um único software totalmente integrado. Dessa forma o gestor pode acompanhar melhor o dinheiro disponível em caixa e identificar o valor necessário para continuar operações, em decorrência disso ele pode realizar um diagnóstico mais aprofundado sobre medidas necessárias para diminuir custos sem afetar produtividade.
Acompanhamento de vendas – Um sistema ERP possibilita monitorar o desempenho da equipe de vendas e dos produtos com maior saída. Dessa forma torna-se possível identificar em qual segmento é necessário investir. A ferramenta ainda é capaz de fazer o registro de venda de um produto, com baixa automática do item no estoque, ainda é possível permitir a criação de alertas pelo responsável do setor do estoque, com intuito de ser informado sobre o momento em que o nível de armazenamento chegou a um limite mínimo recomendado.

Integração

Muitos gestores ainda utilizam de planilhas do Excel para gerir seu negócio e manter o funcionamento, apesar de ser bastante utilizado, torna-se inviável conforme o crescimento da empresa pois o controle se torna muito mais difícil, visto que o volume de dados aumenta e torna-se mais difícil promover uma comunicação eficiente. Utilizar um sistema de gestão totalmente integrado facilita esse monitoramento do gestor e dos colaboradores, essa integração de informações ajuda o gestor a fazer análises mais precisas sobre o negócio.

Diminuição de erros

Ao utilizar diversos tipos de ferramentas dentro da mesma empresa, torna-se muito alto o risco de falhas na comunicação e informações. A mesma situação ocorre quando os colaboradores preferem encaminhar dados por e-mails ou planilhas. Com o uso de um sistema de gestão há uma diminuição de falhas no gerenciamento e no registro de informações. A solução também evita situações como: vendedores lançam os dados sobre pedidos no software. As informações já seguem para a equipe administrativa, que as utiliza para fazer a emissão de notas e boletos. Elas também são repassadas à equipe de expedição de pedidos, a fim de diminuir o tempo de espera do cliente e os erros cometidos nesses processos.

Gestão de Pessoas

A ausência de um sistema de gestão gera a perda de tempo com atividades administrativas, o que desencadeia na diminuição da produtividade dos colaboradores e da eficiência das operações. Ao utilizar um sistema ERP, os profissionais dedicam suas horas de trabalho ao desempenho de atividades que geram mais valor para a organização, como a definição de estratégias de vendas, marketing e contratação de pessoas. O setor de RH também ganha mais tempo para se dedicar ao desempenho de outras demandas mais importantes.

Auxílio às tomadas de decisão

Auxilia na identificação de quais áreas necessitam de mais investimentos, como estratégias a serem adotadas para reduzir custos. O sistema ERP realiza essas atividades e contribui com a detecção de falhas. Ele também permite a visualização gráfica de informações mais importantes da companhia e facilita a identificação dos principais indicadores de desempenho de negócio, bem como sua configuração para um monitoramento automático.

Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP

Alguns sinais ajudam o gestor a identificar se a sua empresa passa por dificuldades e se o ERP é necessário naquele momento, veja quais:

a equipe gasta muito tempo em atividades que poderiam ser automatizadas;
o gestor não tem acesso aos dados e precisa ser informado pelos demais colaboradores sobre decisões importantes;
a empresa possui vários fornecedores de diferentes estados;
a companhia tem diversos softwares que foram implantados ao longo dos anos, mas eles não estão conectados uns aos outros;
a equipe não identifica quais são os níveis exatos de estoque disponível;
o gestor perde muito tempo buscando informações sobre a empresa, ao mesmo tempo tenta encontrar soluções para aumentar produtividade e eficiência;
colaboradores não conseguem compartilhar informações com facilidade;
o gestor possui dificuldade para cumprir normas vigentes e já recebeu multa por falha em compliance;
problemas demoram a ser identificados e a equipe não consegue ser proativa;

Como funciona a implantação?

O processo de implantação necessita de planejamento e cuidado para evitar problemas. A primeira coisa a se fazer é a definição do projeto, ajustes deverão ser feitos antes da implantação do novo sistema, nessa etapa o objetivo é definir etapas de implantação da ferramenta, migração de dados e os backups necessários para iniciar o processo. Após isso é necessária a avaliação sobre o fornecedor, o gestor precisa fazer uma pesquisa aprofundada sobre os fornecedores de tecnologia para escolher o melhor ERP para o negócio, é importante buscar uma empresa com experiência no mercado e amplo conhecimento na área, além disso é recomendável buscar por um software que receba atualizações frequentes, visto que ele evolui conforme o surgimento de novas tecnologias no mercado.

Chegado o momento de escolher quem será a equipe de acompanhamento, nesse momento é necessário fazer a seleção de alguns profissionais da companhia para fazerem parte da implantação do sistema, o ideal é que sejam de setores diferentes, pois assim o fornecedor consegue entender as particularidades do negócio, afim de entender às demandas internas. O processo de implantação do sistema ERP exige uma atenção efetiva da equipe e do gestor escolhidos para fazer o acompanhamento, é preciso ter em mente que o sucesso do procedimento está baseado nos detalhes e nas informações repassadas pelos colaboradores para o fornecedor de serviço e que é fundamental transmitir um feedback sobre os progressos percebidos ou problemas no uso da solução.

O sistema ERP pode gerar muitos impactos, logo nessa etapa é necessária uma análise sobre o impacto no negócio, sendo necessário avaliar a ferramenta oferecida pelo fornecedor e identificar como ela poderá ser utilizada para promover melhorias nos processos, o que pode tornar necessário realizar algumas mudanças em procedimentos internos para garantir melhor uso da tecnologia. A finalização da implantação exige um treinamento eficiente para a equipe, com o objetivo que todos compreendam como funciona essa solução, caso esse objetivo falhe o projeto corre risco de fracassar.

Por que escolher o ERP da System?

A System possui mais de 30 anos de experiência no setor de Sistemas de Gestão sendo referência nacional, com um portfólio completo para Empresas Privadas, Empresas Contábeis e Órgãos Públicos. Oferecemos ao nossos clientes comprometimento, tecnologia, agilidade e inovação, com softwares de última geração aliados às melhores técnicas de gestão e suporte de alto nível, a System otimiza resultados e impulsiona a gestão de seus clientes rumos ao sucesso.

E-commerce

Nossa Plataforma E-commerce B2B proporciona ao seu cliente uma disponibilidade 24×7, garantindo, assim, uma receita adicional, com expansão da sua carteira e maior taxa de conversão de vendas. Além disso, gera uma redução dos gastos operacionais e, consequentemente, uma maior margem de lucro para o seu negócio. Integrada à solução SIA ERP, garante uma excelente experiência de usuário e comunicação total perante as regras promocionais e comerciais definidas pela empresa.

Receita Adicional;
Redução de Custos;
Oportunidade para Expandir;
Acessibilidade e Engajamento;

RH

O RH atua de modo mais estratégico com a integração deste módulo ao sistema ERP. Isso acontece porque a área trabalha de maneira alinhada aos outros setores do negócio. Com isso, relatórios fornecem insights relevantes que contribuem para tomadas de decisão.

folha de pagamento;
ponto eletrônico;
BI e analytics;
medicina e segurança do trabalho;
processos trabalhistas;

CRM

Esse módulo tem como objetivo melhorar o relacionamento com o cliente para aumentar engajamento e produtividade da equipe de vendas. Ao mesmo tempo, é possível acompanhar a evolução das operações e obter informações e dados consistentes. A consequência é a otimização do processo de comunicação e de outras funções:

gestão de leads;
gerenciamento de oportunidades;
administração de equipes;
gráficos dinâmicos;
formulários;

Agora que você já entende o que é ERP e quais são os benefícios de utilizar essa solução na sua empresa. Essa ferramenta ajuda o gestor a controlar melhor os custos e as entradas de recursos, os níveis de estoque de matéria-prima e os pagamentos feitos aos fornecedores. Dessa forma, consegue-se ter insights valiosos para aperfeiçoar a gestão e aumentar a produtividade.