O processo de compras – seja em empresa privada ou órgão público – impacta diretamente na saúde econômico-financeira da organização. Sem contar que é atividade essencial para suprir os insumos necessários à realização das atividades cotidianas. Por aí já é possível ter uma ideia da importância de realizar um bom planejamento de compras.
Do ponto de vista estratégico, o planejamento de compras pode fazer a diferença entre lucro e prejuízo, já que a falta de insumos (atraso na produção) e mercadorias (atraso no produto final) se traduzirá em clientes insatisfeitos e, por outro lado, o excesso de estoque significará custos extras.
É por meio do planejamento que gestores podem organizar as contas de uma instituição. E por isso mesmo é tão importante saber o que é e como se faz um bom planejamento de compras. Confira o conteúdo a seguir.
O que é planejamento de compras?
Planejamento de compras é a ação de prever insumos necessários, o que, nas últimas décadas, deixou de ser visto apenas como algo burocrático, mas sim alinhado à estratégia das organizações, levando em conta que comprar de forma mais adequada significa melhores resultados junto aos clientes, tanto internos quanto externos.
Atualmente, o planejamento de compras é visto como um processo estratégico, cujo objetivo é gerenciar o fluxo de suprimentos de uma organização, sempre observando o equilíbrio entre preço, prazo e qualidade.
Como realizar o planejamento
Sempre é válido retomarmos o básico sobre o planejamento de compras e, assim, inevitavelmente teremos que considerar as seguintes indagações.
• O que comprar?
• Quanto comprar?
• Quando comprar?
• De quem comprar?
• Como comprar?
Parece muito simples, porém, tendo claras as respostas a essas perguntas, e sabendo como respondê-las na prática, você estará no caminho certo para ter os resultados desejados.
Além disso, a atualização contínua fará com que se otimize o processo de compras da organização, obtendo mais informações sobre suas compras e extinguindo gargalos que possam comprometer maior agilidade e, com isso, obter maior produtividade e eficiência.
É necessário, ainda, levar em conta as seguintes ações:
• Realizar um levantamento das demandas;
• Definir a periodicidade das compras;
• Determinar o que e quanto comprar;
• Fazer o orçamento das mercadorias;
• Comparar os preços das mercadorias;
• Realizar a compra dos itens necessários;
• Conferir o recebimento dos pedidos;
• Dar entrada no sistema de gestão de estoque.
Nesse contexto, torna-se imprescindível um sistema de gestão.
Erros ao realizar o processo
Um bom planejamento de compras deve, como já mencionamos, alinhar-se à estratégia da organização para atingir suas metas, promovendo economia de recursos e proporcionando melhores resultados para a instituição, seja ela empresa privada ou entidade pública.
Para que isso funcione, é preciso estar atento aos erros mais comuns quando o assunto é planejar compras, para que você possa, então, evitá-los. Veja a seguir.
Uso de planilha
Quando se tem uma organização de pequeno porte, ainda é possível fazer um controle de estoque por meio de planilhas e anotações manuais. Ainda assim, não é recomendável, devido a propiciar maiores chances de erros e não haver integração nem segurança de dados.
Imagine, agora, um conjunto de processos muito mais complexo. Nesses casos, a informatização se torna vital. Por isso, é inconcebível manter processos organizacionais com tarefas burocráticas e repetitivas, sendo que a tecnologia torna os processos de compras mais ágeis e seguros.
Não qualificação dos fornecedores
A não qualificação dos fornecedores – deixando de selecionar adequadamente as empresas que fornecerão insumos ou materiais – é outro erro comum que pode comprometer o seu planejamento de compras.
Por isso, procure constituir seu processo de qualificação de fornecedores tendo em vista o que sua organização tem em perspectiva, para além de preço, prazo e qualidade. Lembre-se: a qualidade dos insumos e a reputação de suas parcerias farão uma grande diferença.
Má gestão de estoques
Estoque ocioso é, em outras palavras, dinheiro parado. Ou seja, adquirir mercadorias além do necessário pode causar dano financeiro e comprometer o capital de giro de uma organização, seja empresa ou órgão público.
Por isso, é primordial ter controle sobre as quantidades de materiais adquiridos, com a certeza de que, sem gerar excedentes, atenderá a demanda dos clientes. Isso pode ser crucial, por exemplo, para organizações que, visando trabalhar com estoque zero ou diminuí-lo drasticamente, adotam a metodologia Just in Time.
Com um bom sistema de gestão você poderá, por exemplo, por meio de cálculos disponíveis – tais como média aritmética e regressão linear – analisar a demanda de períodos passados, estimando a tendência para períodos futuros.
O software levará em conta, inclusive, o fator de sazonalidade, ou seja, a quantidade de correção necessária numa série temporal para se ajustar, por exemplo, à estação do ano, aplicando-se a produtos que possuem tendência ou demandas variáveis conforme o período. Para exemplificar, é o caso da venda de bronzeadores que, naturalmente, tem maior volume no verão.
Falta de integração
De nada adianta você ter um planejamento de compras se, na hora de executá-lo, não houver integração entre os diferentes setores da sua organização.
A integração total otimizará processos e aperfeiçoará o fluxo de informações em sua instituição. Portanto, é altamente recomendável que você adote um Sistema de Gestão Integrada (SGI).
Utilize a tecnologia a seu favor
Agora que você já se inteirou da importância de um bom planejamento de compras, use a tecnologia a seu favor. Como vimos, foi-se o tempo em que era possível fazer esse planejamento por meio de planilhas, sem integração com os demais setores da organização.
Adotando um sistema de gestão, você automatizará muitas etapas do seu planejamento de compras, além de minimizar as chances de erros e poupar um tempo precioso ao evitar retrabalho. Se está ao seu alcance esse nível de controle, por que não tê-lo? Isso liberará tempo para que você se foque em aspectos ainda mais estratégicos da sua organização.
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